Integrar a nuevos trabajadores en el equipo es un proceso complicado, que necesitan de un plan, como es el Onboarding. ¿Qué es el Onboarding? Es el proceso de integración de nuevos empleados a la empresa. Se trata de proporcionar acompañamiento al nuevo miembro para poder integrarse de forma cómoda y ...

Onboarding: qué es y cómo estructurarlo

Integrar a nuevos trabajadores en el equipo es un proceso complicado, que necesitan de un plan, como es el Onboarding.

¿Qué es el Onboarding?

Es el proceso de integración de nuevos empleados a la empresa. Se trata de proporcionar acompañamiento al nuevo miembro para poder integrarse de forma cómoda y asegurarse que entienda sus responsabilidades.

El Onboarding establece unos protocolos que siguen un orden y garantizan que la incorporación sea satisfactoria y práctica para el trabajador/a. Aunque parece que se limita a los primeros días, nada más lejos de la realidad. Es un proceso a largo plazo que puede extenderse hasta un año, donde se especifican las funciones y etapas que la persona seguirá para adaptarse a su puesto. Se debe incluir feedback y apoyo durante todo este proceso.

¿Qué partes debe tener el onboarding?

Las 5 fases con las que debe contar un plan de onboarding:

Cumplimiento: Enseñar las políticas de la empresa y normas.
Claridad: Establecer expectativas claras sobre las funciones y objetivos del empleado.
Cultura: Ayudar a comprender la cultura de la empresa para poder integrarse.
Conexión: Generar relaciones para la integración de la nueva persona.
Feedback: Mantener reuniones dónde se trasladen comentarios y sirva de ayuda.

Definiendo las partes del onboarding

1- Cumplimiento: En esta fase se debe enseñar el cumplimiento normativo de la empresa. Se introducen las políticas de empresa y normativas, se proporcionan documentos legales para firmar, y se les informa qué hacer si necesitan interponer una queja o reportar incidentes.

2– Claridad: Hay que comunicar con total transparencia y de forma clara, las expectativas que se espera de la persona. Para hacerlo más comprensible, se especificarán las funciones y objetivos, detallándolos en un documento al que tendrá acceso durante todo el tiempo que este en la empresa. Habrá que personalizado para cumplir con las funciones y objetivos del puesto exacto.

3- Cultura: Para integrar a un nuevo miembro, debemos comprender que lleva haciéndose una idea preconcebida de la empresa desde el principio. Empieza en la entrevista, donde se explica cómo es trabajar en la empresa. Por eso, es esencial que el proceso de Onboarding cumpla las expectativas. Si logramos que trasmitir la cultura, tendremos una persona satisfecha y más proclive a continuar su carrera con nosotros, sabiendo que lo prometido es real y no una imagen falsa. Para lograrlo, habrá que incluir la historia de la compañía, el organigrama, una guía sobre cómo usar los sistemas disponibles, instrucciones para llevar a cabo sus funciones y la estructura interna de la empresa saber a quién dirigirse en cada caso.

4– Conexión: Relacionándolo con el punto anterior; para reflejar la cultura de la empresa es necesario realizar las siguientes acciones: en etapas iniciales ,-en la fase de candidato-, lo recomendable es empezar agregar calor a la empresa a través de los correos. ¿Cómo? Enviando un documento donde se explique cómo poder conectarse a la entrevista, poner un fondo de pantalla… (en caso de videollamada). Si es presencial, se facilita la dirección , la posibilidad de transporte público, etc.

La forma de actuar después, ayudará a las personas encargadas de la entrevista a evaluar la candidatura.

Si quieres saber más maneras de lidiar con una entrevista online, consulta nuestro artículo “Cómo llevar a cabo una entrevista online perfecta”

Seguidamente, si la persona incorpora, el segundo punto determinará lo que podrán esperar su primer día. Por lo tanto, para comunicar su incorporación, envía una carta adjunta por correo electrónico, después de realizar la llamada oficial, para que conste por escrito su incorporación, y adjunto a este, además, un video de bienvenida.

El primer día, la persona recibirá el manual de la empresa, el documento con sus funciones especificadas, y se le hará una visita guiada por las instalaciones, además de presentarla a los compañeros/as.

Consejo: Si dispones de objetos corporativos como botella de agua, taza de café, libretas, bolígrafos, etc., colócalos en su escritorio junto con los documentos previamente mencionados

5– Feedback: Convoca con la nueva persona una llamada donde pueda comunicar sus necesidades y para ofrecerle retroalimentación sobre su desempeño en la empresa. Pueden ser sesiones cada 60-90 días y finalizarlas cuando el feedback que obtenemos es suficientemente positivo y la persona está lista para crecer de manera independiente.

¿Por qué es beneficioso para las empresas?

Realizar un onboarding correcto, beneficia a las empresas a través de:

Retención de talento: La rotación del personal es cada vez más elevada en las empresas. Además, debido al teletrabajo, hay cada vez más competencia puesto que se expande a nivel global. Para destacarse del resto de empresas, es crucial diferenciarse y asegurarse de retener el talento interno. La imagen que se proyecta desde el primer día será decisiva para el futuro de la empresa. Este proceso define la experiencia a esperar y el desarrollo profesional dentro de la compañía. Sin esto. seguirá habiendo rotación y, por tanto, una inversión significativa para la empresa. Esta razón es una de las más importantes para entender por qué el Onboarding es tan importante.
Mejorar el sentimiento hacia la empresa: Existen trabajadores en plantilla que no se sienten comprometidos en sus puestos de trabajo y mucho menos con la empresa. Se debe lograr que los trabajadores experimenten una conexión con la compañía, sentirse parte de ella y que son imprescindibles. Un Onboarding efectivo generará sentimiento de pertenencia y compromiso en los empleados, mejorando su satisfacción laboral y productividad.
Atrae al talento: Si se consigue retener el talento, esas acciones ayudarán involuntariamente en la atracción de talento. Estar en una empresa en la que te sientes a gusto, donde se les trata bien, y en la cual el periodo inicial fue tan bueno, logará obtener empleados contentos. Esto generará que hablen positivamente de la empresa, tanto de forma online y como por boca a boca, atrayendo más talento de calidad.
Selección de personal: Construir una cultura empresarial sólida implica formar un equipo que cumpla con altos estándares. Rodearse de profesionales competentes es esencial para la correcta organización y el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Por eso, al buscar personal nuevo, es se debe realizar un proceso de selección riguroso. Nosotros, desde persona service, llevamos años garantizando la incorporación de candidatos adecuada para nuestros clientes, logrando ajustar las habilidades que se buscan y la cultura de la empresa.
Mayor productividad: Con un buen proceso de Onboarding, en poco tiempo se tendrá un empleado productivo. Al seguir los pasos del Onboarding, se aceleran las etapas naturales de una nueva incorporación. En caso de tener que desarrollar el potencial de sus funciones colaborando con otros departamentos y construyendo relaciones con equipos, un Onboarding bien hecho reducirá ese tiempo y permitirá que se concentre más rápidamente en sacar su máximo potencial.

LLegados a este punto, es momento de reunirte con el equipo, escuchar vivencias del primer día y proponer mejoras, y en su defecto, o si no existe, crear un documento de Onboarding para la llegada de los nuevos trabajadores – aunque no se esperen en un futuro próximo-.

Planea, diseña y aplica. Hasta el momento de la verdad, no serás capaz de evaluar su efectividad y entender qué aspectos mejorar.

Desde persona service, recomendamos llevar a cabo esta estrategia. Notarás un cambio significativo si la nueva incorporación al equipo hace un uso adecuado del manual y se aplican las medidas previamente establecidas.

10.07.2025